Eurosafe Solutions kiest voor Acto

Begin deze maand vond de kick-off van Eurosafes Solutions nieuwe ERP-pakket van Acto plaats. Na een intensieve periode van inrichten, overzetten en leren werken met het nieuwe pakket, is vrijdag 1 november het officiële startsein op het hoofdkantoor in Zwolle gegeven. Met de overstap op Acto zet Eurosafe Solutions een volgende stap in de dienstverlening. Door nog meer processen te digitaliseren, bieden we sneller een oplossing voor onze klanten en leveranciers.

Vorig jaar oktober tekende het projectteam en directie voor deze samenwerking. “Wij zochten een partij die onze ERP-omgeving kon optimaliseren ter ondersteuning van een aantal strategische doelen én dat onze dienstverlening naar een hoger niveau kon tillen. Acto sloot het beste bij onze wensen aan”, aldus Mark Dubbink, directeur van Eurosafe Solutions.

Interne projectleider Marc van der Meulen zegt: “Met Acto zijn wij meer in control over onze processen. Daarnaast heeft Acto een duidelijke visie naar de toekomst. Zij implementeren niet alleen een oplossing, zij blijven deze oplossing ook steeds doorontwikkelen.” De samenwerking met Acto verliep soepel wat essentieel is voor een goede implementatie.

Links William Zegers, directeur van Acto en Robert ter Burg, salesmanager bij Acto. Rechts Mark Dubbink, directeur van Eurosafe Solutions en Marc van der Meulen, projectmanager bij Eurosafe Solutions

Optimale ondersteuning van processen

Een belangrijke afweging in onze keuze voor Acto was de mogelijkheid processen strakker te managen. “Ons streven is een verstevigd marktleiderschap in Nederland. Onder meer door een beter serviceniveau en een verdere professionalisering van de organisatie,” legt Dubbink uit. “Met de oplossing van Acto worden onze basisprocessen ondersteund in een geïntegreerd systeem, in plaats van losse pakketten.”

Door het digitaliseren van bijvoorbeeld calculaties, werkbonnen en keuringsrapporten, en door tools zoals de planning en de buitendienstautomatisering maakt Eurosafe een grote efficiëntieslag. Informatie is digitaal beschikbaar, beter herleidbaar en iedereen kijkt naar dezelfde gegevens. Daardoor werken gebruikers sneller en efficiënter en dat merkt vooral de klant.

Gebruikers centraal bij implementatie

Eind 2018 is Eurosafe Solutions gestart met de eerste fase van de implementatie van het ERP-systeem. De consultants van Acto hebben verschillende gebruikers geïnterviewd. Zo hebben zij vastgesteld waar de software goed aansloot en waar uitdagingen lagen. Op basis van deze blauwdruk is de implementatie gestart.

“Het is prettig werken met Acto, omdat zij de communicatie met de gebruikers als een belangrijk onderdeel van de implementatie beschouwen. Door het organiseren van simulaties zagen wij precies hoe de software onze processen gingen ondersteunen”, aldus Van der Meulen. “Het ERP-pakket van Acto is een vooraf ingericht systeem, dat afgesteld is op onze wensen. Zo sluit het perfect aan bij wat wij ermee willen bereiken.”

Livegang 1 november

Overstappen op een nieuw automatiseringspakket is per definitie een complexe beslissing. Het heeft impact op de processen en de organisatie. De livegang was daarmee best spannend, ondanks dat er veel tijd en energie is gestoken door de medewerkers. Zij leerden het systeem door en door kennen. Het is wennen, maar het belangrijkste is dat het een enorme stap voorwaarts is.

Digitalisering van de uitvoering, en vooral van de inspectie, is een lang gekoesterde wens binnen Eurosafe Solutions. De projectgroep is dan ook vooral trots en positief over de lancering.